Změna účetní bývá jednodušší, když obě strany vědí, co předávají a ke kterému dni. Nestačí poslat složku faktur. Nová účetní potřebuje navázat na dosavadní evidenci, znát stav podání a vědět, kdo dokončí rozpracované období.

Nejdříve určete hranici odpovědnosti

Domluvte konkrétní datum převzetí a poslední období zpracovávané původní účetní. Zvlášť si potvrďte, kdo připraví nejbližší DPH, kontrolní hlášení, roční přiznání a případné závěrkové práce. Domluvu zachyťte písemně, aby se stejné období nezpracovalo dvakrát nebo naopak nezůstalo bez zpracování.

Seznam podkladů k předání

  • Přijaté a vydané faktury, účtenky, bankovní výpisy a pokladní podklady.
  • Dosavadní evidenci nebo účetní sestavy včetně počátečních a konečných stavů.
  • Přehled nezaplacených faktur, záloh, majetku, závazků a rozpracovaných položek.
  • Kopie přiznání, hlášení a přehledů s potvrzeními o podání.
  • Přehled uhrazených záloh, známých doplatků a otevřené komunikace s úřady.
  • Relevantní smlouvy, úvěry, leasingy a podklady k nestandardním transakcím.

Konkrétní rozsah se liší podle toho, zda jste OSVČ s daňovou evidencí nebo firma s účetnictvím. Seznam proto berte jako výchozí kontrolu a doplňte jej podle skutečné agendy.

Myslete i na formát dat

Ptejte se, zda lze získat export z používaného programu a které sestavy bude nová účetní potřebovat. Čitelné PDF se hodí pro kontrolu, strukturovaný export může zjednodušit převzetí. Ne každý program podporuje přímý import z jiného systému, proto si tuto možnost potvrďte předem.

Složky označte obdobím a typem podkladů. K opravovanému dokladu přiložte souvislost s původním. U chybějících dokumentů vytvořte samostatný seznam, aby se neztratily mezi ostatními soubory.

Přístupy a otevřené úkoly

Nové spolupráci nastavte pouze potřebné přístupy a zastoupení. Neposílejte osobní přihlašovací údaje nebo hesla e-mailem. Ověřte, které staré přístupy již nejsou potřeba, a zaznamenejte rozpracované úkoly včetně termínů a osoby odpovědné za dokončení.

Zvláštní pozornost věnujte výzvám úřadů. Předání agendy samo o sobě nepřerušuje běh lhůty. Pokud je nějaká výzva otevřená, upozorněte na ni novou účetní hned na začátku.

Potvrďte rozsah a cenu převzetí

Pravidelné vedení nové agendy a kontrola historických podkladů jsou rozdílné práce. Při nabídce si ověřte, zda cena obsahuje úvodní převzetí, dohledání chybějících dokladů a případné opravy minulých období. Předejdete tím očekávání, že měsíční paušál automaticky zahrne veškerou historii.

Chcete předat účetnictví Taxeře? Napište, jak podnikáte, zda jste plátce DPH, kolik dokladů řešíte a od kdy chcete spolupráci převzít. Navrhneme potřebné podklady a cenu podle rozsahu. Související čtení: co ovlivňuje cenu účetních služeb.