Pokud účetní každý měsíc předáte doklady v jednom přehledném balíčku, usnadníte zpracování sobě i jí. Důležitější než konkrétní aplikace je jednoduché pravidlo: z podkladů musí být zřejmé, co se stalo, kdy a jak to souvisí s podnikáním.

Co je daňová evidence — a co není

Daňová evidence slouží ke stanovení základu daně a daně z příjmů. Zachycuje příjmy, výdaje, majetek a dluhy. Není proto jen složkou s účtenkami. Finanční správa — podnikatel OSVČ.

Rozsah podkladů se liší podle vaší činnosti a způsobu uplatnění výdajů. Při výdajích procentem z příjmů se pro daň z příjmů vedou záznamy o příjmech a evidence souvisejících pohledávek; nejde o totéž jako evidování skutečných výdajů. Pokud řešíte i DPH, domluvte podklady pro tuto agendu zvlášť. Finanční správa — OSVČ, výdaje procentem z příjmů.

1. Vystavené a přijaté faktury

Připravte vystavené faktury i faktury za služby a zboží, které nakupujete pro podnikání. Přidejte dobropisy a další změny původních dokladů. Pokud se jedná o zálohu, označte ji a připojte související vyúčtování, máte-li je k dispozici.

Samotný bankovní pohyb nemusí vysvětlit, za co jste platili. Faktura a informace o úhradě jsou dvě související části jednoho případu. Účetní potřebuje rozumět oběma, i když je v cenovém balíčku nepočítá jako dva samostatné doklady.

2. Účtenky a hotovost

Předávejte čitelné kopie celých účtenek. Praktická kontrola před odesláním: je vidět datum, dodavatel, částka a popis nákupu? Pokud ne, pořiďte novou fotografii nebo přiložte originální elektronický doklad.

U výdajů, jejichž účel není zřejmý, přidejte krátkou poznámku. „Materiál na zakázku Novák“ vysvětlí situaci lépe než samotná účtenka. Poznámka ale nenahrazuje doklad ani automaticky neznamená, že lze výdaj daňově uplatnit.

3. Bankovní výpisy a skutečné úhrady

Domluvte s účetní, zda potřebuje výpis z banky, export transakcí, nebo obojí. Předávejte celé dohodnuté období. U plateb, které nelze spojit s fakturou, doplňte vysvětlení.

Vlastní převod peněz, úvěr, vratka nebo soukromá platba nemusí mít stejný význam jako úhrada zákazníka. Nedělejte závěr jen z toho, zda peníze na účet přišly, nebo odešly. Nejasný pohyb označte a nechte jeho zařazení posoudit.

4. Nové vybavení a změny v podnikání

Kupujete auto, dražší vybavení, začínáte platit leasing nebo obchodujete se zahraničím? Oznamte změnu při předání podkladů. Vedle faktury může účetní potřebovat smlouvu nebo další souvislosti. Podobně upozorněte na ukončení činnosti či prodej majetku.

Jak si předávání zjednodušit

  • Jedna složka pro jedno období, například „2026-10“.
  • Oddělené vystavené faktury, přijaté doklady a bankovní podklady.
  • Jedna kopie každého dokladu místo několika různých fotografií.
  • Krátký seznam nejasností a změn, které potřebujete probrat.
  • Předem domluvený termín, kdy má účetní podklady dostat.

Konkrétní systém nemusí být složitý. Dobře fungující předávání je takové, které dokážete pravidelně dodržovat.

Co domluvit při zahájení spolupráce

Potvrďte si, kdo eviduje doklady, jak se předávají, co účetní zpracovává a jaké podklady potřebuje pro roční přiznání. Jste-li plátce DPH, přidejte rozsah přiznání k DPH a kontrolního hlášení. Jasná dohoda na začátku ušetří vysvětlování později.

Chcete předat vedení daňové evidence? Taxera zpracovává daňovou evidenci OSVČ plátcům i neplátcům DPH. Prohlédněte si balíčky nebo poptávejte spolupráci.

Související čtení: Přiznání k DPH a kontrolní hlášení: rozdíl · Kolik stojí účetní pro OSVČ a firmu?.